Projektbackoffice (m/w/d)

In diese Aufgaben steckst du deine Energie:

• Du organisierst die projektbezogene Dokumentenablage wie Verträge, Genehmigungen und Gutachten, steuerst Fristen- und Aufgabenlisten und stellst sicher, dass alle Informationen strukturiert und nachvollziehbar abgelegt sind. Dabei entwickelst du das Dokumentenmanagementsystem kontinuierlich weiter.
• Du übernimmst Aufgaben bei der Erstellung und Prüfung von Vertragsübersichten, bereitest Unterlagen für Behörden, Dienstleister und Projektpartner auf und verfolgst Vertragspflichten aktiv nach.
• Du koordinierst Bestellungen und Beschaffungsanforderungen über den zentralen Einkauf, erfasst Bedarfe aus Projekten und dem Betriebsgeschäft und dokumentierst die Beschaffungsvorgänge.
• Du arbeitest eng mit dem Einkauf und Dienstleistern zusammen, verfolgst Liefertermine nach und unterstützt bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, Bestellanforderungen und Statusübersichten.
• Du erstellst Berichte und Präsentationen und unterstützt bei der Pflege von Betriebsdaten sowie bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft. Und Du führst gezielte Recherchen durch und strukturierst die Aufbereitung technischer und kaufmännischer Daten und koordinierst externe Anfragen zu Erneuerbaren-Projekten.

Das bringst du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder ein Studium im Bereich Verwaltung, Wirtschaftsrecht, Projektassistenz oder vergleichbar
• Du hast Erfahrung in der administrativen Projektunterstützung, idealerweise im Bereich Erneuerbare Energien, Bauwesen oder Infrastruktur
• Auch bringst sind Kenntnisse im Bereich Beschaffung oder Einkauf von Vorteil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise setzen wir voraus. Ein sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook); Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen und ERP-Systemen sind ebenso von Vorteil
• Du hast Verständnis für vertragliche Zusammenhänge, Fristenmanagement und Beschaffungsprozesse. Zudem zeigst du Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Diskretion. Und du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.